本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各科室要按时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制本单位发文汇编。基建档案本单位必须保存一套原件。

4、归档手续：各科室整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。

2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。

3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。

4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、未经领导批准，不得擅自复印档案。

3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。

五、登记

申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。

六、销毁

1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。

2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。

3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。

七、资料管理员岗位责任制

1、监督指导本机关各科室有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。

2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。

3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为本机关领导和各科室服务。

4、严格遵守保密制度，不得泄密。

5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。如因工作失误造成损失，视其情节论处。